Nach der Spendenreform können gemeinnützige Sportvereine auch Spendenbescheinigungen für sog. Aufwandsspenden ausstellen und es ist nicht mehr erforderlich, dass Geld "bewegt" wird.
Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass eine Aufwandsspende auf einer Spendenbescheinigung für Barspenden ausgestellt wird; dabei ist auf der Bescheinigung anzukreuzen, dass es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt.
An das Vorhandensein einer Aufwandsspende sind folgende Bedingungen geknüpft:
Der Anspruch muss vor der zum Aufwand führenden Tätigkeit eingeräumt werden. Der Anspruch muss rechtswirksam eingeräumt werden und darf nicht unter der Bedingung des Verzichts stehen. Dem Förderer muss es freistehen, ob er sich den Aufwand auszahlen lässt oder ihn dem Verein als Spende zur Verfügung stellt.
Wesentlich ist, dass eine nachträgliche Begründung auf Erstattung der Aufwendungen - z.B. durch eine rückwirkende Satzungsänderung oder eine zurückdatierte Vereinbarung - nicht ausreicht. Ebenso ersetzt der Aufwandsersatzanspruch eines Vorstandsmitglieds gem. § 27 Abs. 3 i.V.m. § 670 BGB nicht die o.a. Bedingungen.
Die Ernsthaftigkeit eines Aufwandsersatzes misst man auch daran, ob der Verein überhaupt wirtschaftlich leistungsfähig ist. Der Sportverein muss unabhängig vom späteren Verzicht vom Grund her in der Lage sein, den aufgrund der Vereinbarung geschuldeten Aufwandsersatz zu leisten. Es ist daher unzulässig, zuerst zu spenden, um dem Verein das nötige Geld zukommen zu lassen, wenn er es selbst nicht hat und anschließend erfolgt die Auszahlung des Aufwandsersatzes.
Der Sportverein ist ferner verpflichtet, über Art und Umfang der geleisteten Tätigkeiten und die dabei entstandenen Ausgaben geeignete Aufzeichnungen und Nachweise zu führen.
Auch wenn kein Geld fließen muss, hat der Verein die entsprechenden Buchungen (Ausgang der Aufwandsentschädigung und Eingang der Spende) vorzunehmen, da ansonsten keine ordentliche Nachweisführung möglich ist. Stellt der Verein lediglich eine Spendenbescheinigung aus, ohne, dass für das Finanzamt bei einer evtl. Prüfung nachvollziehbar ist, wo diese Spende "geblieben" bzw. wie sie zustande gekommen ist, ist die Spendenbescheinigung ungültig und der Verein haftet dafür.
Eine unentgeltliche Arbeitsleistung oder die unentgeltliche Überlassung von Räumen stellt keine Aufwandsspende dar.
